前 8 个即插即用活动策划模板 [FREE]

无论您是专业的活动策划者、组织重要的工作会议，还是只是举办大型派对，活动策划模板都可以帮助您保持井井有条。从跟踪成本到供应商联系信息和来宾回复，正确的系统可以确保一切按计划进行，同时保持您的理智。

monday.com：用于管理多个活动、项目和员工的活动规划仪表板

规划活动很像管理项目，尤其是当您同时与其他项目和团队一起处理多个活动时。由于 monday.com 是当今市场上最好的项目管理解决方案之一，因此它非常适合在同一平台上管理这三个解决方案。

它配备了您保持井井有条所需的一切（然后是一些），此外，如果您想在升级到付费计划之前尝试一下，还有最多可供两个用户使用的免费计划。

有关 monday.com 的更多信息：monday.com 评论 | monday.com 与 Wrike | monday.com 与 Pipedrive。

除了能够处理您需要跟踪的几乎任何类型的项目或项目之外，此活动规划模板中我最喜欢的部分是内置的预算跟踪功能。

它允许您设置整个季度或全年的预算，并将这笔钱分配给您的所有活动。或者，您可以为每个活动设置唯一的预算，并按类别跟踪支出。

无论您如何处理此问题，您都可以密切关注您的数字并确保不超出预算限制。

我还喜欢 monday.com 帮助您简化 RSVP 流程。您可以轻松发送 RSVP 表单来自动跟踪与会者，而无需处理耗时且容易出现人为错误的手动输入。

每个回复都会显示在您的系统中，并包含用户提供的所有详细信息。

ClickUp：协作团队的活动策划模板

ClickUp 的项目管理系统专为开箱即用的协作而构建，包括团队聊天、文档构建、嵌套评论线程等。这使其成为团队一起规划活动的绝佳选择。 ClickUp 还可以轻松跟踪进度并了解每个人的职责。

您可以免费开始使用 ClickUp，并免费与无限数量的用户合作。然而，大多数团队将通过升级到付费计划来充分利用它。

有关 ClickUp 的更多信息：ClickUp 评论 | ClickUp 与 Asana | ClickUp 对比 Asana ClickUp 与 Notion。

模板 1：最适合委派责任和跟踪优先级

第一个 ClickUp 活动规划模板非常适合中小型活动。我认为它可以安全地支持最多 250 名参与者的活动，并且同样适用于 50 到 100 人宾客名单的小型活动。

您的整个团队可以使用它来调整活动资源，可视化需要发生的事情，并确保一切按时且在预算范围内完成。

默认模板有六个视图，包括列表、日历等。我最喜欢的部分是，您可以设置一次优先级，并使用颜色编码标志一目了然地直观地了解任何视图中的优先级。

最重要的是，还有一个单独的优先级委员会，可以按优先级对所有内容进行分组。

您可以轻松地将任务拖放到不同的部分，以确保您的团队始终致力于最重要的事情。

ClickUp 的内置评论和提及功能可让您提醒受让人优先级更改，以便每个人始终了解情况。用户可以查看分配给他们的所有工作，按优先级对其进行排序，然后按照列表进行操作。

仅此一点就可以帮助您避免重复的会议，因为一切都很容易看到。

我还喜欢项目或活动经理可以查看每个人的工作量，并根据需要将任务拖给其他人来重新平衡一切。

模板 2：最适合大型企业活动和会议

如果您需要规划和举办大型活动，例如会议或公司异地活动，您将需要功能更强大的设备。第二个 ClickUp 模板正好提供了这一点 – 它比第一个模板更先进，并且需要更多的时间来设置，但对于具有大量活动部件的复杂通风口来说这是值得的。

如果您有赞助商、参展商、嘉宾以及您需要掌握的许多不同元素，那么它的效果尤其好。

最好的部分是它附带了一个预先构建的支出表格，使您的团队可以根据您的预算跟踪他们的支出。每项费用都可以分类，因此它也适用于报销。

如果您需要从赞助商、嘉宾或供应商那里收集更多信息，您甚至可以为他们设置单独的表格。

赞助商区域可让您按级别对它们进行分组（如果您愿意）。例如，您可以根据捐赠金额拥有不同的状态。您还可以跟踪付款和捐款、他们参加您活动的情况，甚至是履行赞助商承诺的各种活动。

对于回复，有一个强大的注册跟踪器用于管理不同类型的票证。如果您不需要所有这些，您可以进行简化，但最好已经将其构建出来。

该模板的另一个突出功能是它可以帮助您在活动结束后收集反馈。

Wrike：正在进行的内部活动的活动策划模板

Wrike 是一种高度结构化的项目管理工具，适合各种规模的团队。与限制免费层用户数量的其他项目管理平台不同，Wrike 的免费计划可让您加入任意数量的用户。

它还具有一系列内置视图，可以帮助管理重复事件以及实现这些事件所需的所有工作。

有关 Wrike 的更多信息：Wrike 评论 | Wrike 与 Smartsheet |瑞克 vs 体式。

无论您是管理定期会议、产品发布会还是非正式聚会，此模板都可以轻松可视化所有内容并掌握设置每个活动所需的每项任务。

每个事件都可以有自己的所有者、截止日期、优先级和任务。进一步深入一层，每个任务还​​可以有自己的受让人、状态等。

您可以在一个地方规划整个公司的活动，也可以将其分解为多个项目或工作区。

每个工作区都可以汇总到更高级别的视图，这对于需要在一个地方查看所有工作的经理来说非常有用。此外，您还可以使用模板的内置调度系统和申请表来跟踪出勤情况。

我最喜欢的元素是，您可以将每个人都映射到甘特图上并具有依赖关系。但是，您必须加入付费计划才能在 Wrike 中使用甘特图。

团队合作：营销人员的活动策划师

团队合作是一个强大的项目管理系统，适用于基于客户的企业。它也适用于其他类型的模型，但它是专门为代理机构和自由职业者构建的。

它具有您期望的所有典型项目和任务管理功能，以及保留管理、资源调度、内置发票、时间跟踪、可定制的客户视图和校对工作流程等功能。

如果您想尝试的话，有一个最多可供五人使用的免费计划，但大多数企业需要升级到付费计划。

有关团队合作的更多信息：团队合作回顾 |团队合作 vs monday.com |团队合作的替代方案。

我最喜欢的团队合作活动策划模板专门针对需要组织和推广活动的营销人员。您将能够提前计划、跟踪所有涉及的工作，并在一个地方管理所有移动部分。

无论您是需要构建电子邮件营销活动、活动登陆页面还是最终确定供应商列表，此模板都能满足您保持井然有序并吸引更多合适人员所需的一切。

另一个突出的功能是能够创建可重用的工作流程，只需单击几下即可复制到新项目。

一旦您找到了推广活动的最佳方式，您就可以轻松复制它，而无需从头开始添加所有任务和受让人。它可以节省大量时间，特别是当您使用它来计划重复事件或连续的大量短期事件时。

如果您喜欢团队合作但不是营销人员，则此模板也可以轻松适应其他部门。

如果您正在寻找更广泛的内容来帮助您制定一般营销计划，请查看我们精选的最佳免费营销计划模板列表。

概念：个人派对策划模板

Notion 是一个在线生产力平台，它将表格、电子表格、文档和协作元素整合在一起。它从一张白纸开始，让您创建一个符合您需求的个性化工作空间。

如果您自己使用，则可以使用免费套餐，无需长时间升级，非常适合筹划个人聚会。

有关概念的更多信息：概念评论 |概念与体式 | Notion 与 OneNote。

单独的规划者不需要我们迄今为止介绍的所有项目管理工具附带的所有花哨功能。另一方面，该模板很简单，专为个人使用而设计。

如果您正在计划某件事并且不希望遗漏任何细节，那么这是很好的选择。

您将能够添加所有操作项目，跟踪谁带来了什么，甚至将任务分配给其他人。但最好的部分是，您可以免费发布您的工作区 – 这使得知道该链接的任何人都可以看到它，因此您可以将其用作数字邀请。

与会者将能够回复、提及任何额外的客人、报名携带物品、让您了解食物过敏或您可能需要从他们那里获得的任何其他详细信息。

总的来说，这是确保您的下一场聚会顺利进行的简单方法。

适用于 Excel 的免费活动策划模板

如果您是计划一次性活动的个人或小团队，您可能不需要项目管理软件。电子表格就足够了，特别是如果您有一个模板可以帮助您入门。

无论您是计划迎婴聚会、家庭聚会还是工作中的假日聚会，Excel 或 Google 表格以及群聊或电子邮件线程通常都是您所需要的。

模板 1：Excel 的详细活动策划清单

TeamGantt 非常适合构建甘特图，但它还提供了大量适用于 Excel 和 Google Sheets 的免费模板。最好的活动策划模板之一是预先制作的清单，涵盖您可能需要跟踪的数十种不同元素。

您可以轻松添加自己的任务或编辑现有任务以满足您的需求。

您将能够设置反映每个任务进度的百分比，而不是使用标准状态下拉列表。然后它计算每个类别的总体百分比。

每个任务都可以有自己的开始和结束日期、受让人、预计工时和实际工时，以便您进行比较。

尽管此模板很简单，但您通常只需要一个简单的清单即可。

如果您需要更强大的可视化和跟踪功能，它也可以在 TeamGantt 中使用。通过付费计划，您将能够构建甘特图、设置通知以及使用类似设置与团队协作。

模板 2：适合小型企业的简单活动日历

Knack 是一个无代码应用程序构建器，还提供适用于 Excel 和 Google Sheets 的免费小型企业模板。他们最好的模板之一是一个简单的活动策划者，非常适合共享公司范围的日历。

此模板是一个简单的日历，可让您和您的团队根据需要添加事件，而不是计划活动之前、期间和之后需要进行的所有工作。

它非常适合需要简单方法来跟踪即将发生的事件的个人或小型团队。无论您是组织图书签名会和作者阅读、儿童艺术课程、现场表演还是特别折扣，它都非常易于使用。

每个月都有一个单独的选项卡，您可以创建额外的副本以继续年复一年地使用它。

任何时候有人需要预订活动，他们都可以查看日历以了解何时有开放日期。他们还可以添加自己的内容，这样就没有其他人会拿走它。

何时使用活动策划模板

如果您正在计划一项活动，并且需要比手机中简单的待办事项列表更有条理的内容，则活动计划模板可以帮助确保一切按时完成。

以下是模板绝对可以提供帮助的一些场景：

• 超过 50 位嘉宾的活动。
• 重复发生的事件或同时发生的多个事件。
• 复杂的物流（如供应商、参展商和赞助商）。
• 与会者将回复并可能添加额外的客人。
• 您的活动超过几个小时。
• 需要与他人合作。
• 您需要跟踪费用。

不确定是否应该使用一个？创建一个清单，列出您需要完成的所有事情。如果您仍然感到不知所措，模板可以帮助您变得更有条理，直到您确信所有事情都已得到解决。

模板、项目管理工具和生产力平台还提供其他好处，例如自动化、通知和分析。

您无法从手机上的电子表格或便笺中获取这些信息。如果您需要或想要其中任何功能，升级到更强大的功能并使用本指南中的模板之一将使您能够访问更多功能。

如何选择合适的活动策划模板

就像活动有各种各样的形式一样，规划活动的模板也有各种各样的形式。有些让您计划所有涉及的工作，有些是一个简单的日历，让其他人知道事件何时发生，而大多数则介于两者之间。

在大多数情况下，您可以使用此处的任何模板。使用哪一个并不重要，因为您可以对其进行自定义以满足您的需求。

但是，如果您不想进行大量调整以使其正常工作，那么最好从一个接近的模板开始。

以下注意事项可以帮助您缩小范围：

• 单独活动与协作活动 — 有些模板显然适合个人，而其他模板则提供更多用于团队合作的功能。
• 一次性需求与持续需求 — 规划一项活动比规划重复性活动或同时规划多个活动要容易得多。因此，一次性事件的模板往往简单明了，而其他事件则更为复杂。
• 入住人数 — 25 名宾客、250 名宾客和 2,500 名宾客的活动需要不同程度的规划和协调。
• 预算规划 — 您需要或想要根据预算跟踪支出吗？并非每个活动策划模板都提供开箱即用的此功能。
• 时间轴 — 如果您计划在接下来的几周内举办活动，则可以使用简单的工具（例如电子表格），而如果计划在 3-6 个月后举行的活动，则需要更高级的工具。计划持续几个小时的活动与计划持续数天或数周的活动也是如此。
• 任务跟踪复杂性 — 您想要管理任务依赖性、优先级、截止日期、通知和受让人吗？如果是这样，选择一个适用于您喜欢的项目管理工具的模板是您最好的选择。