如何在 Microsoft Access 中对报表记录进行编号

对报告中的记录进行编号可以使其更具可读性。 这是一个熟悉的元素，可以帮助读者区分当前记录与上一个和下一个记录。 此外，它还具有实际的分析价值，因为数字意味着一些东西——学生数量、产品数量、订单数量等等。 您甚至可以按结果排序以获得前 10 名列表。 幸运的是，对 Access 报表中的记录进行编号很容易。

在本文中，您将了解如何对 Access 报表中的记录进行编号。 我们将使用现有的报告来简化事情，但这样做会暴露一个问题。 不过不用担心，解决方案很简单，但这是使用现有 Access 对象时可能发生的事情。

简单 Access 报告中的记录编号

我正在使用 Access 365 附带的 Northwind 旧数据库（图A）。 如果您想继续操作，请务必响应“启用内容”提示，以便可以修改数据库。 另外，数据库会提示您登录。

就我们的目的而言，您选择哪位员工并没有什么区别。

学院：购买并学习如何使用以下应用程序 微软 Office 专业增强版 2019。

我们将在现有的月度销售报告中添加编号行，如图所示 图B。 不过，您几乎可以使用任何报告来跟进。

如何访问报告

Northwind 将打开主窗体，您可以将其保持打开或关闭状态。

让我们首先访问月度销售报告，如下所示：

1. 在导航窗格中，单击顶部的 Northwind 下拉列表，然后选择对象类型 (图C）。 这样做将使我们能够快速访问数据库中的所有报告。

2. 展开“报告”部分，然后找到“月度销售报告”。 右键单击它以在设计视图中将其打开（图D）。

如何添加新控件

在设计视图中打开报表后，您几乎已准备好向“详细信息”部分添加新控件。 在此之前，您必须将现有控件移至右侧以腾出空间。 如果您正在使用自己的报告并且不需要执行此步骤，则可以跳到下一部分。

如果您按照示例报告进行操作，请执行以下操作：

1. 按 Ctrl+A 选择窗体中的所有控件。
2. 单击排列选项卡。
3. 在“表格”组中，单击“删除布局”(图E）。 此步骤并不总是必要的，但如果启用此设置，则在将其关闭之前您无法移动控件。

4. 单击窗体背景上的任意位置以取消选择所有控件。
5. 按住 Shift 键，然后单击“月份标题”部分中的“产品”和“销售”控件。 然后，单击“详细信息”部分中的“SalesGroupField”和“Total Sales”控件。
6. 将两个控件拖动到右侧，足以为新的编号控件腾出空间（图F）。

为控件腾出空间后，添加它就很容易了：

1. 如有必要，请单击“报告设计”选项卡。
2. 单击“控件”部分中的“文本框”。
3. 在报表的详细信息部分中单击刚刚移动的四个控件的左侧，以放入文本框控件 (图G）。 目前，很难辨别，因为它扩展了现有的控件。

4. 选择文本框，然后输入表达式 =1 (图H）。 该表达式将是控件的 Control Source 属性。

5. 在文本框控件仍处于选中状态的情况下，抓住右边缘并将其拖动到左侧以减小宽度，以便您可以看到现有的控件。
6. 接下来，您几乎看不到文本框控件后面的文本框控件的标签。 单独选择它，然后按删除 (图一）。

如何计算运行总计

此时，该控件已就位并在报表视图中可见，但它不会返回连续数字的列表。 照原样，它将为每条记录返回数字 1。 幸运的是，这是一个简单的修复：

1. 在“设计视图”中仍选择“文本框”控件的情况下，单击“属性”表中的“数据”选项卡。 如果属性表不可见，请双击文本框控件将其打开。
2. 从设置的下拉列表中将“运行总和”属性更改为“总体”(图J）。

您终于准备好查看报告了，因此从“视图”组的“视图”下拉列表中选择“报告视图”。 您还可以右键单击报告的选项卡并选择报告视图。 图K 显示结果，有点令人意外； 数字7不见了。

故障排除

当使用您自己的数据和报告时，您不太可能遇到这样的错误，但这就是我选择此特定报告的原因。 有很多事情我们没有讨论，这就是编号控件无法按预期工作的原因。

SEE：不确定 Access 是否适合您？ 看看这些 顶级数据库 DevOps 工具。

简短的解决方案是将“运行总和”设置从“总体”更改为“总体组”。 诚然，这没有意义——目前还没有——但它确实有效。

通过一些调查，您可以找到一个打开报表事件过程，该过程设置 SalesGroupField 和 Total Sales 字段的值（图L）。 无需进行大量技术解释，该报告就是一个分组报告，但您无法通过在设计视图中查看该报告来了解这一点。

修改现有报表时，很容易遇到报表无法按预期工作的情况。 发生这种情况时，请查找 VBA 事件过程或宏。

关于自动编号的一些话

您可能想知道添加自动编号字段是否会更容易。 自动编号字段确保唯一性，而不是正确排序。 这是不适合这项工作的工具，并且可能会产生意想不到的后果：

• 当您依赖于基础查询或报表筛选记录的方式时，无法保证自动编号值能够正确地对报表记录进行连续编号。
• 如果从表中删除记录，自动编号也会被删除，这意味着报表中后续的编号方案将缺少编号。

通过执行本文中的步骤，您可以有效地将序列号添加到 Access 报告中，从而提高其清晰度和读者的可用性。