一个强大的公司应付账款基础系统不仅可以确保及时向供应商付款，而且在维持健康的现金流和培养牢固的供应商关系方面也发挥着至关重要的作用。然而，传统的手动流程往往会导致效率低下、错误和延迟，从而阻碍整体工作流程。
考虑到这一点，投资自动化应付账款工作流系统至关重要，原因如下。数据指出 约 86% 的首席财务官 （首席财务官）渴望应付账款数字化，甚至将其视为组织成功不可或缺的一部分。
通过自动捕获从描述到单位成本和数量的发票详细信息，自动化集成可将 AP 团队的手动数据输入量减少 80% 以上，使他们摆脱繁琐的任务并帮助最大限度地减少人为错误。
接受应付账款自动化不仅可以简化整个流程，还可以带来许多好处，例如更短的处理时间、更高的准确性、更高的透明度和更低的成本。通过自动化应付账款，组织可以改变其财务运营，并腾出关键的时间和资源来专注于战略目标和业务增长。这就是为什么像 削减开支控制已被受人尊敬的公司成功实施，这不仅仅是一个解决方案，而且是行业增长的催化剂。
应付账款软件如何简化企业财务工作流程
理想的应付账款平台最重要的特点是，它必须在一个平台上拥有先进的费用管理和发票处理软件。这对于确保发票编码与列出其如何计入应付账款之间的无缝集成至关重要。此外，一旦此功能与内置数据提取功能和专有 OCR 技术相结合，企业就可以拥有具有智能业务规则的可定制审批工作流程。
此外，理想的应付账款工作流系统软件必须包含两个模块，用于处理费用和发票，这两个模块可以同时使用或单独使用。这样，用户只需点击几下鼠标即可无缝处理应付账款，使用人工智能自动提取应付账款数据，并自动执行审批流程，从而实现复杂的工作流。
与其他相比 应付账款软件 在市场上，大多数解决方案仅针对特定类型的企业，通常按公司规模或行业进行分类。Klippa SpendControl 向其用户保证，其解决方案适用于希望通过提高各种应付账款流程的效率来实现增长的各种规模的公司和组织。
为确保企业支付和会计负债的高效工作流程，理想的软件必须具有选项，让用户能够将责任和任务分配给特定成员以供批准和付款处理。此功能可让公司各部门轻松批准应付账款的内部运作。
就 Klippa 而言，其自己的软件支持多种货币，这意味着它可以处理不同货币的交易，而无需手动转换。它还具有双向匹配功能，该公司希望很快将其扩展为三向匹配。它还具有 20 多种与会计和 ERP 软件的集成选项，例如 Xero、NetSuite、SAP 和许多其他集成。
为了增加安全性，理想的应付账款软件必须具有内置的文档欺诈检测分析功能，以及专用的云存储，以便访问可能进行审计的文件，甚至访问公司信用卡。这样，您的下一个应付账款软件不仅可靠，而且是一座安全堡垒，具有许多额外功能，可进一步简化您的业务财务和文档处理。
了解理想应付账款解决方案的内部运作
为了更好地理解理想的应付账款软件的功能，首先必须了解 应付账款自动化 工作原理及其对整体业务工作流程的益处。
在自动化应付账款工作流程中，光学字符识别 (OCR)、人工智能 (AI) 和机器学习等技术创新是实现这种自动化的一些示例。这些技术使企业能够数字化和自动化整个应付账款工作流程，确保准确获取、处理和按时支付发票。
此外，通过研究应付账款自动化的各个方面，人们还可以看到它的好处，并注意到人工操作的缺点。当我们谈论这些困难时，很明显，实施自动化是朝着更有效、无错误的发票管理系统迈出的一步，而不仅仅是更新技术。
面临的挑战
值得注意的是，这些特定解决方案解决了工作场所中的许多挑战。最值得注意的是，当手动完成 AP 时，人为错误会严重影响运营效率。此类错误包括拼写错误、计算错误以及无意中两次处理同一张发票，需要花费更多时间和金钱来纠正。
自动化应付账款软件面临的另一个业务挑战是仅进行手动数据输入会浪费大量费用。手动处理一张发票的估计成本在 15 到 40 美元之间，如果出现人为错误，成本还会增加。值得注意的是，发票处理中的错误可能会导致客户不满意、供应商付款延迟、罚款，以及需要工作人员花费更多人力来纠正错误。最终，这些错误可能会导致相当大的财务损失和处理费用的大幅增加。
最后，如果没有集中跟踪系统（包括可靠的应付账款系统），可能会进一步扰乱您的运营。如果无法联系到负责的员工，其余团队成员可能无法收到警报，这可能会导致延迟付款、与供应商的关系紧张以及延迟付款罚款。
了解费用管理解决方案的可靠性
可靠的费用管理解决方案必须在多个应付账款方面表现出色，最显著的是在解决费用报销、审批管理方面，以及拥有一个全面的费用仪表板，方便用户检查。对于仪表板，它必须提供所有费用的详细概述，让用户能够跟踪支出模式，识别节省成本的机会，并做出明智的财务决策。
首先，应付账款软件的费用报销一直是一个难题。为了解决这个问题，第三方应用程序集成（例如与 Google 地图）可以简化报销差旅费的过程，而其自动分类功能可确保精确分配和跟踪。无论您是在旅途中还是在办公桌前，都可以通过我们的应用程序或在线平台轻松远程上传费用。用户还可以通过实时通知了解报销状态，通过自动化节省大量必要的业务时间。
此外，在软件中集成 OCR 技术还可以确保企业从收据中提取准确的数据，从而消除手动输入的需要。通过自动化报销流程，可以降低运营成本，而用户友好的提交和跟踪界面则可以提高效率。您还可以告别行政负担，让员工信任报销流程，使他们能够专注于核心业务目标。
理想的应付账款软件还必须包括审批管理功能，提供由人工智能驱动的无缝财务流程。此类人工智能系统可以快速分析费用报告，识别潜在问题或差异，并提出批准或拒绝的建议。首先，该软件允许企业快速支付薪酬，以确保员工满意度，同时实施严格的政策合规保障措施，防止欺诈性费用。此外，企业用户还可以通过软件直观的应用程序或 Web 界面轻松批准业务费用，这些界面可在云端全天候访问。
用户还可以通过智能业务规则和多级授权层次来定制审批工作流程。出于安全考虑，该软件还允许企业通过简化的审批程序防止发票欺诈，并配有自动提醒和强制提交字段。
此外，理想的软件必须为用户的审批管理提供自动化操作，包括批准固定价值的费用和发票、通过授权流程委派任务、以及分配具有预定义执行顺序的业务规则。
假设您需要非常详细的应付账款工作流程概览。在这种情况下，此软件也能为您提供支持。它可确保您全面了解您的费用，同时让用户轻松理解。用户可以通过用户友好的界面轻松可视化他们的财务数据，将所有见解整合到一个集中式中心。他们还可以通过一目了然地访问全面的财务概览并轻松跟踪费用、状态和趋势，从而节省宝贵的业务时间。
除此之外，企业还可以自定义其费用仪表板以仅显示相关数据，从而确保简化导航和重点分析。借助实时更新，您可以根据最新的财务信息做出明智的决策，而历史绩效分析则可以增强战略规划。最后，全面的应付账款仪表板提供根据您的独特需求量身定制的分析，可通过应用程序和网络平台访问。告别行政负担和手动任务——迎接简化费用管理的新时代。
理想的应付账款软件还必须具有业务费用卡集成功能，让用户可以灵活地在任何地方付款，无论是在店内还是在线，以满足其多样化的业务需求。请放心，您的财务数据受到顶级安全措施的保护，让您在每笔交易中都安心无忧。
用户还可以使用这些商务费用卡来控制开支并促进负责任的支出，这些卡可通过个性化仪表板轻松管理。通过量身定制的支出限额和用户级连接，简化费用控制并促进整个组织的协作。从注册到报告，商务费用卡必须简化费用管理的每个方面，使您能够专注于最重要的事情 – 发展业务。
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2024-06-24 12:10:54
