员工纪律书面警告模板

管理者应努力通过指导和口头警告尽早解决绩效问题。 希望有关绩效不佳或迟到等常见问题的及时对话足以将问题消灭在萌芽状态，但有时需要采取更正式的方法。 这就是书面警告可以提供帮助的地方。

如果您的员工不断违反公司政策或没有注意过去的警告以提高其绩效，那么是时候发出书面警告了。 对于经理或新的人力资源专业人员来说，写书面警告可能有点令人生畏。 这些通知信中需要包含所有正确的信息，以便正确地将您的信息传达给员工，同时如果必须采取进一步的行动，还可以创建书面记录。 感觉就像您正在起草一份法律文件。

但不用担心，撰写和发出书面警告并不像看起来那么复杂。 通过我们的书面警告模板和示例，您可以学习如何快速起草有效的书面警告信。

什么是书面警告？

书面警告，也称为书面警告或书面谴责，是用于解决员工不当行为或 表现不佳。 它们作为员工纪律的一种形式，并警告员工他们的行为必须改变，以避免进一步的纪律处分。

这些警告通常是在员工事先接受过针对同一问题的指导和口头警告后发出的。 但在某些情况下，如果该行为特别令人担忧或对工作场所产生严重负面影响，雇主可能会直接跳过书面警告。

有时，书面警告只是正式警告，表明员工需要遵守特定的公司政策，如果发生更多违规行为，将面临额外的纪律处分。 在其他情况下，特别是当警告与 表现不佳，警告可能会附带额外的后续步骤，例如绩效改进计划。

如何写书面警告

书面警告包含几条关键信息。 请按照以下步骤撰写书面警告并避免遗漏任何重要点。

列出所需的员工信息

在书面警告的标题中，通常会包含日期和一些基本的身份信息，例如员工的全名。 其他要包含的信息可能是公司名称、员工的职位或部门，或者经理的姓名。 为了保持一致性，您应该将其作为全公司书面警告信模板的一致部分。

解释一下问题

书面警告是正式文件，应详细解释您要解决的行为或性能问题。 花大约一段时间来说明警告的原因。 列举所违反的具体公司政策以及已发生的不可接受行为的示例。

提及过去为解决此问题所做的努力

确认之前为纠正此问题而采取的步骤。 如果这是员工收到的第一次书面警告，请记下之前就此事对员工进行的绩效讨论或口头警告。 如果这是最终书面警告，请务必包含第一次和第二次警告的日期（如果适用）。

说出您的期望

明确你希望员工做什么。 很明显，他们在收到迟到记录后需要遵守您的出勤政策，但在员工警告信中说明此类期望仍然很重要。 如果有既定的绩效目标，例如他们需要满足的销售配额、生产力指标或客户满意度评分，请在警告中清楚地包含这些详细信息。

注意潜在的后果

除非员工意识到如果忽视警告会发生什么，否则警告不会有效。 让员工知道如果问题不得到纠正将会采取什么行动。 一些公司列出了他们的步骤 进步纪律 过程，但大多数都保留了一点开放性，以允许过程中的灵活性。

虽然提到这一点 终止 可能是未来潜在的纪律处分之一是个好主意，因为它表明这是员工需要纠正的严重而紧迫的问题。 它还为您提供了清晰的书面记录，以表明该员工不仅被警告其行为，而且还被警告这可能会导致 终止 如果继续。 如果您最终不得不解雇该员工，这会很有帮助。

以签名和确认结束

您需要员工在信上签名，确认他们已收到员工警告通知的副本。 需要注意的是，此签名仅意味着他们已收到书面警告，而不意味着他们同意或承认错误。

书面警告模板和示例

以下书面警告模板提供了如何创建书面警告的指南。 请务必定制它们以适应当前的情况。

违反公司政策的书面警告模板

[Employee Name]
[Job Title]
[Department]
[Date]

这里在 [Company Name]，我们期望所有员工 遵守 [company policy]。 正如您之前收到的警告 [date of verbal warning]，您持续违反本政策将对您的个人工作表现产生负面影响，并且 [your team’s productivity or the safety of the work environment]。

自我们上次讨论以来，您已经违反了 [policy] 在 [number] 场合。 在 [date]，您违反了政策 [explanation of conduct]。

我们附上了一份副本 [company policy] 供你参考。 您应该审查该政策并继续遵守该政策。 进一步违反该政策可能会导致额外的纪律处分，最高包括 终止雇佣关系。

该通知将添加到您的人事档案中，并有效期为 180 天。 如果您想对此书面警告提出申诉，您可以联系 [HR Representative] 启动 [Company Name]的上诉程序。

经理姓名：
经理签名：

我承认我已收到这封信的副本。

员工姓名：
员工签名：

表现不佳的书面警告模板

[Employee Name]
[Job Title]
[Department]
[Date]

我们依靠所有员工在工作质量和及时性方面坚持高标准。 正如我们之前讨论的 [date of verbal warning or performance coaching]，您的表现未能达到这些标准。

作为您工作描述的一部分，您应该 [explain task or performance expectation]。 上个季度 性能评估，有人指出您的表现 [performance area] 还不够。 您接受过以下方面的辅导 [date] 以及正式的口头警告 [date] 关于这件事，但你的表现并没有得到令人满意的改善。

这封信作为正式警告，持续未能达到绩效预期可能会导致进一步的纪律处分，最高包括 终止雇佣关系。 您的表现将在 60 天内重新评估，以确定是否取得了进步。

如果您需要额外的培训、资源或支持来满足您的绩效期望，管理团队很乐意为您提供帮助。 如有任何需要，请联系我们。 此外，在接下来的 60 天内，您将每周收到经理的签到，以帮助支持您达到所需的绩效标准。

经理姓名：
经理签名：

我承认我已收到这封信的副本。

员工姓名：
员工签名：

出勤书面警告模板示例

[Employee Name]
[Job Title]
[Department]
[Date]

根据公司的考勤政策， [Company Name] 希望员工准时完成所有预定的轮班工作。 过多的 缺勤 经常迟到会扰乱我们的工作场所。

在过去的90天里， [Company Name] 注意到你上班迟到了十分钟或更长时间 [number] 实例并已累积 [number[ unexcused absences. The following instances of tardiness and unexcused absences have been recorded:

You received a verbal warning on [date] 并被告知。 然而，您的出勤率并没有得到充分改善。

由于持续不遵守公司的出勤政策， [Company Name] 将使您处于 30 天的试用期。 这封信作为您的正式通知，从 [date]，您将被置于正式的工作试用期。 如果在 30 天的试用期内，您没有提高出勤率并按时上班，您的工作将被视为 [Company Name] 可能会被终止。

经理姓名：
经理签名：

我承认我已收到这封信的副本。

员工姓名：
员工签名：

最终书面警告模板

[Employee Name]
[Job Title]
[Department]
[Date]

[Company Name] 期望所有员工 [comply with policy/meet performance expectations]。 如您所知，我们之前讨论过您在以下方面的表现 [concern] 在纪律听证会上 [date]。 然后您收到了后续警告 [date]。

您被告知必须采取纠正措施来改进 [performance/conduct issue] 以避免进一步的纪律处分。 您尚未在要求的时间内成功改善该领域。

这封信作为最后的书面警告。 请注意，如果 [performance/conduct] 没有观察到改善 [deadline date]，您的工作经历 [Company Name] 可能会被终止。

如果您有任何疑问，请联系您的经理或人力资源部门。

经理姓名：
经理签名：

您在下面的签名表明您承认您已收到这封信的副本。 请注意，您的签名并不构成对不当行为的承认，也不意味着您丧失对此警告提出上诉的权利。

员工姓名：
员工签名：