如何为人力资源和经理记录员工绩效问题

经理吉姆和他的直接下属艾米丽坐在一起， 在 由于他提交了一份关于她在工作环境中过度使用手机的书面警告，人力资源办公室召开了一次会议。 吉姆详细介绍了此类员工行为如何影响生产力和外表 糟糕的 在客户面前。 他说他之前是如何与她谈论这个问题的，但她忽略了他们的谈话。

艾米丽看起来很困惑。 “你从来没有和我谈论过这个问题，”她宣布。 吉姆反驳说他确实做到了。 人力资源代表介入并要求吉姆提供谈话的日期和地点。 他停顿了一下，销售代表问他是否写下了这些信息。 吉姆摇摇头。 “不”。

突然，吉姆意识到他从未与艾米丽进行过这样的谈话。 他与另一位年轻员工进行了一次类似的活动，并打算与艾米丽进行类似的活动。 然而，忙碌的几周让他变得最好了，而谈论短信却被忽略了。

吉姆不好意思地解释了情况。 艾米丽和代表看起来都很生气。 该代表表示，根据公司政策，他们将考虑这次会议的第一步——口头警告。 该代表放弃了第二步——书面警告。

记录员工行为的重要性

当日常运营变得混乱或最后期限临近时，花时间记录 员工业绩 问题对于经理来说可能具有挑战性。 不过，及时、正确的文档可以为经理和公司避免麻烦。

认真对待绩效文档的原因包括：

• 书面记录可以提醒人们纪律处分过程中的情况，消除像吉姆经历过的情况。
• 如果员工知道经理正在记录他们的行为，他们通常会更认真地对待绩效期望。 他们意识到文书工作 他们的人事档案中的信息可能会对晋升和加薪产生长期影响。
• 遵循记录程序有助于消除不公平待遇、偏袒或歧视的指控。 经理对每个人都遵循相同的步骤，并使用标准模板确保相同的 类型 每个罪犯的信息都会被记录下来。
• 完整的记录对于法律案件中的保护至关重要。 如果被解雇的员工声称不公平 解雇，雇佣法重视公司如何处理的清晰线索 性能问题。 同样，工会在决定是否采取行动时可能希望看到证据。

记录的阶段 员工业绩

创新的 公司明确规定管理者应如何对待员工 性能问题。 消除猜测可以缓解压力并促进秩序。 精明的组织也会为所有员工提供信息。 员工手册需要详细说明公司的纪律政策——哪些行为会受到惩罚以及如何受到惩罚。 然后，取得员工签名，表明其已阅读 并理解材料。

大多数公司雇用一名 进步纪律 系统 （尽管某些行为，例如盗窃或身体暴力， 通常 立即要求 终止）。 渐进式纪律意味着，如果员工未能改变方式，警告和后果的严重程度就会增加。

经理与员工交谈通常是最初的行动方案。 这样的讨论使问题暴露出来，这可能足以结束不良行为。 例如，一名经常迟到的工人 当他意识到领导者对他“感兴趣”时，他可能会开始准时出现。

避免诱惑 不打扰 记录这个阶段。 虽然它可能看起来比后来的行动更加非正式，但它仍然是 全面的 过程。 写下您发出口头警告的日期以及谈话的原因。 获得员工签名作为确认。 遵循公司指南将此记录放入工人的人事档案或保存 除非性能问题继续存在，否则它会记录在您的记录中。

下一阶段通常涉及经理记录 性能问题 通过写作。 人力资源部门可以提供一个模板，以确保相关信息以完整且有组织的方式记录。

当每家公司分发其记录表格时，通常会出现某些元素。 这些项目通常包括：

• 员工的姓名和职位。
• 撰写警告的人的姓名和职务。
• 撰写日期。
• 罪行，包括具体例子。
• 违反政策，通常带有以下内容的副本 已说明 在 员工手册。
• 关于此问题之前采取的行动的摘要，例如口头警告。
• 让员工知道在哪里的声明 这篇文章将被归档 公司内部的谁将 收到 复印件。
• 供员工解释或陈述他的故事的空间。 （提供这个机会有利于保持积极的态度 员工关系.)
• 相关签名的空间，例如员工、经理、人力资源专业人员和工会代表。

除了寻址之外 表现不佳 或其他违规行为，书面警告可能包括详细的纠正行动计划。 （有些地方创建一个单独的文档，称为 PIP——绩效改进计划 – 为此目的。）此类信息为该团队成员提供了改进的途径。 如果可能的话，创建具有可衡量指标的目标。 设定再次会议的时间表以讨论结果。 记录您或公司提供的任何帮助 见面 这些目标，例如专业发展机会或指导。

各公司允许的书面警告数量以及每次警告产生的影响各不相同。 不改变方式可能会导致缓刑、停职、降职或 终止。 在书面文档和随附的对话中，这些未来的可能性应该 被拼写出来 这样，如果发生这种情况，员工就不会感到措手不及。

有效记录的技巧

管理者所说的话以及他们的表达方式会影响其他人对情况的看法。 通过记住以下几点来确保文档的清晰度和准确性：

• 当事件在你脑海中记忆犹新时记录下来，因为记忆会随着时间的推移而逐渐消失。 如果您需要短暂的冷静期以防止文档中出现情绪，请选择一个。 请务必及时返回此事。
• 制作 当然 每个人都可以区分你的直接观察和信息 由第三方提供。 如果您提到同事的主张或客户的投诉，请如此标记 所以 其他人意识到你正在报道，而不是将他们的话视为你的回忆。
• 记录时， 你的工作是 记录事实，而不是解释它们。 使用中性语言提供具体示例来传达所发生的情况。 “乔丹态度恶劣，影响了组织文化”是一种判断。 相反，应该采用客观的措辞，例如“在 8 月 8 日星期二的员工头脑风暴会议上，乔丹告诉一位同事，她的想法‘极其愚蠢’。” 在聚会的最后 15 分钟，他还拿出手机开始玩《Candy Crush》。” 同样，要使用专业、不带感情色彩的语言。 不要给某人贴上“混蛋”的标签，即使你有这种感觉。 让对问题的准确描述不言而喻。
• 最后，某些情况可能比其他情况需要更多的努力和文档。 然而，针对类似违法行为所采取的行动应该是一致的。 与具有几乎相同绩效问题的违规者相比，对特定员工的过度记录会让人产生一种你想要“抓住”某人的感觉。 这个过分热心的账户可能会再次困扰 两个都 如果员工提出不公平待遇的法律投诉，经理和公司稍后会处理。