时间表审批流程的深入指南

您如何跟踪员工的工作时间？ 如果您像大多数组织一样，您的员工会在时间表上记录他们的工作小时数。 在过去，这涉及“打卡”物理考勤卡。 事实上，这就是为什么人力资源专业人士仍然将打卡时间称为“打卡”。 如今，员工考勤表几乎完全数字化，其中一些还使用生物识别等高级功能。

您不能只相信员工所说的工作时间，这就是时间表审批流程的作用。 每个部门经理都有责任审查员工提交的时间表以确保准确性。 否则，员工可能会尝试对他们实际没有工作的时间进行计费。

时间盗窃是一个非常现实的问题，影响着所有行业的组织。 最近的一项研究发现 43% 的员工通过填充考勤卡来盗窃时间，因此需要时间表批准。

除了确保每次输入的准确性之外，时间跟踪还有其他目的。 例如，可靠的时间表审批系统将帮助您保持预算，并且您可以深入了解员工的生产力。 然而，手动计时是一个耗时且令人沮丧的过程，尤其是在没有软件帮助的情况下。

您的时间审批流程是否给您带来的麻烦多于好处？ 如果是这样，请继续阅读以了解如何简化时间审批以节省时间和金钱。

为什么需要时间表批准？

员工薪酬始终是一个敏感的过程，需要大量的关注和考虑。 这是因为只要涉及到金钱，紧张局势就很容易加剧。 时间表批准是一个必要的过程，因为它可以确保向员工支付工资时的公平性和准确性。

我们都是人，我们都可能在时间表条目上犯错误。 未打拳的情况极为常见，如果处理不当，可能会导致员工获得或失去赔偿。 时间表审批为管理人员提供了一种仔细检查员工打卡时间的方法，以确保没有错误或错过打卡时间。

它还可以减少时间盗窃的情况，例如员工利用伙伴打卡提前打卡上班。 如果经理知道他们在打卡后 30 分钟才上班，他们就会知道出事了。

需要时间表批准的其他原因包括：

• 它确保正确 工资单处理。 每当经理将员工考勤卡提交给 工资单，它们需要极其精确。 否则，您可能会超出支付期间的预算，或者最终可能会导致某些员工的薪酬不足。 花时间批准或拒绝时间表可以大大提高时间表的准确性 工资单 流程，确保所有员工得到公平的报酬。

• 法律要求的记录保存。 您的人力资源部门必须保留所有员工的详细记录，包括他们两年的总工作时间。 这实际上是国家规定的法律要求 公平劳工标准法 (FLSA)，所以这不是您想要跳过的步骤。 将员工时间表保存两年还可以保护您免受来自工作人员的投诉 平等就业机会委员会，因为您将能够证明员工何时为您工作（包括可能导致您决定解雇他们的任何缺勤）。

• 发现性能问题。 时间表批准的好处并不完全与金钱相关。 检查时间表还可以让经理知道某些员工是否表现不佳。 这可能表现为过度迟到、缺勤或白天没有足够的时间来完成任务。

• 控制成本。 没有什么比加班更能消耗组织的利润了，因此您必须密切关注员工的工作时间。 如果您的经理在将时间表提交给 工资单，您在劳动力上的支出可能超出了应有的支出。

时间表审批流程

既然您知道为什么时间表审批应该成为您组织的标准做法，那么是时候学习如何正确实施它了。

以下步骤将确保理想的时间表审批工作流程。

步骤#1：提交时间表

每当员工将时间表提交给其直接经理进行审查时，该流程就开始了。 他们可以通过多种方式填写时间表，从使用生物识别机打卡到手动填写 Excel 电子表格。

员工记录工作时间的方式因组织而异，但时间跟踪软件已经变得越来越普遍。 每个时间表都应该有一个截止日期，以确保经理有时间将其提交给 工资单。 否则，您的会计团队将无法获得按时向员工支付工资所需的数据。

使用时间表提醒（例如发送给团队成员的自动短信）将帮助您的员工记得填写时间表，以免为时已晚。 如果员工以电子方式填写考勤卡，他们通常会通过电子邮件将其提交给经理。 如果他们使用实体考勤卡，那么他们必须亲自将其交给经理。

步骤#2：时间表审核

接下来，经理处理当前等待批准的时间表。 有两种方法可以处理此过程：手动或自动。

在人工审核过程中，经理会仔细检查员工的每次输入，检查是否有错误、漏打、偷时和迟到等情况。 一旦经理仔细检查了时间表，它要么被拒绝，要么继续进行最终批准。

如果发现任何错误或不准确，经理将拒绝该时间表并将其提交给员工。

步骤#3：编辑并重新提交（如果有错误）

如果经理确实发现员工的计费时间存在差异，他们将必须对其进行编辑并重新提交以供批准。

时间跟踪软件通常会列出时间表的批准状态，这将使员工知道他们是否有被拒绝的时间表。 他们还可能会收到电子邮件通知，以帮助加快流程，因为员工必须尽快编辑时间表才能按时收到付款。

经理拒绝时间表的原因包括：

一旦员工调整了时间表，他们就会将其重新提交给经理。 如果仍然存在错误，经理将继续将其发送回员工，直到没有错误并准备好为止 工资单处理。

步骤#4：批准并提交 工资单

最后一步是经理在员工的时间表上签字并将其提交给 工资单。

经理的最终批准意味着时间表中包含的所有内容都是准确的，因此经理确保一切正确至关重要。 在此刻， 工资单 将按报告的时间计费，这意味着员工在收到薪水之前没有机会纠正任何错误。

对于员工和您的会计部门来说，必须报告工资问题很麻烦，而且这也会影响您作为经理的声誉。

这就是为什么经理在批准员工时间表之前通常会仔细检查甚至三次检查。

时间表上需要注意的事项

作为经理，您有责任检查时间表中的错误和效率低下的情况。 并非每个组织都会自动执行时间表审批流程，在这种情况下，经理必须手动审核每个时间条目。

如果您手动查看时间表，以下是需要检查的首要因素。

员工时间打卡

首先要分析的是员工每个工作日的上下班时间。

他们倾向于每天在同一时间打卡吗？ 他们是否迟到超过五分钟？ 您是否怀疑他们有同事提前打卡上班？

这些都是在审查员工时间打卡时要问的基本问题。 另外，寻找任何遗漏的拳头，因为您需要尽快解决这些问题。 这通常涉及联系员工以核实他们每次错过的打卡的开始和结束时间。

休息时间

接下来，验证员工是否在时间表涵盖的工作期间使用了任何带薪休假。

如果您记录了请求的休息日（例如在 PTO 簿中），请使用它来仔细检查员工的打卡情况。 如果他们在请假的那天打卡上班和下班，您需要取消这些打卡，以避免向员工支付他们未完成的工作的费用。

休息时间

虽然美国没有联邦法律要求午餐或喝咖啡休息时间，但许多州法律要求工作 8 小时或更长时间的员工必须有 30 分钟不间断的休息时间。

因此，您必须验证员工是否在每个工作日的休息时间打卡下班，因为 30 分钟的休息时间是不予补偿的。 如果发现您没有提供州法律要求的足够休息时间，您的组织可能会陷入法律麻烦。

这就是为什么管理人员在分析时间表时需要检查休息时间。

自动时间表审批

使用时间跟踪软件的组织，例如 巴迪潘奇 或者 本垒 可以自动化考勤卡审批流程，从而省去管理人员手动审核考勤卡的麻烦。 相反，该软件会跟踪员工的工作时间，经理和员工都可以通过 IOS 和 Android 设备上的移动应用程序访问它。

一些项目管理软件，例如 体式 内置时间跟踪功能，可大大简化员工工作时间的跟踪。 这些平台在管理远程工作人员团队时非常有用，因为他们可以使用移动设备记录工作时间。

为了确保准确性，时间跟踪软件会自动通知员工诸如错过打卡、错过休息和未报告的休假等情况。 这减少了手动错误并大大加快了时间表审批流程。

如果您的经理花费大量时间手动检查时间表，您应该考虑采用可以自动化该过程的软件。 这样做实际上会提高您的生产力，因为您的经理不必花费数小时查看时间表，并且将有更多时间专注于更有成效的工作。

对于您的员工来说也是如此。 填写手动时间表既麻烦又浪费时间，因此自动化该流程也可以为您的员工腾出时间。

简化时间表审批流程的提示

使用时间跟踪软件并不是加快时间表审批的唯一方法。 即使您使用自动化，您仍然需要配置有意义的审批流程。

毕竟，如果您的团队最终浪费时间通过太多的沟通渠道，那么自动化时间表功能就不再重要。

以下是制定无懈可击的时间表审批流程的一些技巧。

设定明确的提交截止日期

没有人喜欢等待付款，因此您需要在下一个付款周期之前指定提交截止日期。 作为团队领导，您希望有足够的时间来仔细检查每个时间表是否准确以及您的会计部门是否能够正常运行 工资单。

经验法则往往是员工在发薪期最后一天轮班结束时提交时间表。

采用技术解决方案

时钟软件并不是使用技术来改进时间跟踪过程的唯一方法。 例如，如果您的目标是消除组织中的好友打卡现象，那么采用生物识别时钟就能完成任务。

这些考勤时钟使用员工的生物识别信息（例如他们独特的指纹）来打卡，有效地消除了同事不在场时互相打卡的能力。

简化沟通

理想情况下，您应该有一种独特的方式让您的员工向您提交时间表。 可以通过 Homebase 之类的时钟软件，或者您可能更喜欢使用电子邮件或 Slack 之类的即时通讯工具。

如果您的员工不确定如何与您联系，就会增加出现问题的可能性。 指定一个沟通渠道来提交时间表，并确保每位员工都知道这一点。

正确培训员工

最后，不要忘记为您的员工提供足够的培训，让他们了解如何跟踪他们的工作时间，尤其是新员工。 如果您有资源，请定期提供培训课程以刷新员工的记忆。

无论您使用时间跟踪软件还是物理时钟，您的员工知道如何使用它们都是不可或缺的。 作为奖励，训练有素的员工更有可能提交无错误的时间表，使您作为经理的生活变得更加轻松。

最后的想法：时间表审批流程

时间表审批对于所有组织来说都是必要的业务流程，那么为什么不简化它呢？ 在当今时代，有很多经济实惠的选择可以简化时间跟踪，因此没有理由继续使用手动考勤卡或 Excel 电子表格。 从软件程序到生物识别时钟等，有多种方法可以改进组织的时间表审批流程。