首次发放工资的分步检查清单

运行你的第一份工资单是一件令人兴奋的事情，但它也可能令人不知所措，甚至有点令人生畏。你怎么知道你做的一切都是正确的？如果你没有所需的所有信息怎么办？

为了帮助您，我们为您的第一次工资发放准备了最终的分步清单，其中包括您需要的所有重要文件的清单。

首次发放工资的分步检查表

步骤 1：收集所有文件

您需要多个文件来运行您的第一份工资单，包括雇主识别号 (EIN) 和员工的 W-4 或 W-9 表格。我们在下一节中整理了您需要的所有文件的主清单，因此在准备运行您的第一份工资单时请参考该清单。

第 2 步：开设工资银行账户

要发放工资，您需要一个企业银行账户，而不是个人银行账户。大多数公司只使用专门的银行账户来发放工资，这样钱就不会与其他资金混在一起。如果您目前没有专门用于发放工资的企业银行账户，请考虑开设一个。

步骤 3：选择付款期

接下来，您需要决定多久给员工发一次工资。许多企业采用每两周发一次工资的计划，而其他企业则倾向于每月两次甚至每月一次发工资。如果您需要帮助确定公司的工资发放计划，请查看我们的工资发放周期指南。 选择付款期时，请务必遵守所有相关的政府法规。

步骤 4：设置工资软件

如果您使用工资单软件（而不是手动运行工资单），则需要在首次运行工资单之前设置工资单软件。用户友好的工资单软件（如 SurePayroll）将引导您完成设置过程，以确保您拥有成功运行第一个工资单所需的一切。

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第五步：获得工伤赔偿保险

在美国 50 个州中，有 49 个州规定企业必须购买工伤赔偿保险才能运营并支付员工工资（德克萨斯州是唯一的例外）。有些州要求企业购买工伤赔偿保险，即使您只支付一名员工的工资。查看您所在州的要求并购买符合要求的工伤赔偿保险，这样您就可以准备好发放第一份工资单了。

第 6 步：计算工资总额

现在是时候开始计算要付给员工多少钱了。首先，你需要计算每个员工的总工资（即扣除税款、福利和其他扣除额之前的工资）。

对于计时工，您需要检查他们的考勤卡是否准确，并计算必要的加班时间和带薪休假时间。对于领薪员工，您不必担心加班时间，但您需要计算带薪休假时间。

您还需要为所有员工计算任何额外工资，例如佣金、奖金和补发工资。像 SurePayroll 这样的工资软件会自动为您进行这些计算，从而加快流程并提高准确性。

步骤 7：计算净工资

接下来，您需要计算所有扣除额并将其从总工资中减去，以获得每位员工的净工资。首先，计算税前或免税调整，其中包括福利保险费、退休基金供款、HSA 供款和费用报销。

然后计算税款并预扣联邦所得税、医疗保险税、社会保障税、州所得税、地方税和工资扣押金。最后，核算税后预扣税，例如 Roth IRA 缴款。同样，使用工资单软件将为您自动完成这些计算。

第 8 步：复习数学

无论是手动计算工资还是使用工资软件，您都应在处理工资之前检查计算结果，以确保所有计算均正确无误。这将帮助您避免代价高昂的错误、员工不满甚至因错误纳税而受到政府处罚。

第 9 步：分发付款和工资单

再次检查完所有事项后，就该实际支付员工工资了。大多数员工的工资将通过直接存款支付，但您也可以通过纸质支票或工资卡支付。您还应该为每位员工生成工资单并将其发送给他们，以便你们双方都有工资单记录。

运行第一份工资单所需的文件

下面，我们列出了您首次发放工资所需的所有文件清单。如需更深入地了解这些文件，请参阅我们的专用指南，其中更详细地解释了发放工资所需的文件。

公司税务信息

• 雇主识别号： 美国联邦政府会使用它来追踪您的税款存款。您可以通过 IRS 网站在几分钟内免费获得 EIN。请参阅我们的指南，其中解释了什么是 EIN，以获取更多信息。
• 州政府机构识别号： 这类似于 EIN，用于追踪您向州政府缴纳的税款。
• 州失业保险缴费率： 美国所有 50 个州和华盛顿特区都对公司征收失业税，但每个州征收的税率不同，并且其 UI 计划结构也不同。
• 工资税缴存时间表： 大部分联邦税和州税都是按季度缴纳的，但最好再检查一下日期。

员工文件

• 个人信息： 您需要知道每位员工的全名、出生日期和当前地址，以便向他们付款。
• 工作开始或终止日期： 由于这是您第一次发放工资，您可能会使用员工的开始日期。
• 税务登记号码： 这将是员工的社会安全号码或纳税人识别号 (TIN)，类似于个人的 EIN。
• 工资率及薪酬详情： 这不仅包括小时工资或固定工资，还包括所有必要的薪酬信息，例如佣金率和奖金。
• 隐瞒信息： 它指定了从每张薪水支票中扣除多少钱来支付员工的福利和税款。
• I-9 表格： 此表格验证每位员工在美国就业的资格
• W-4 表格： 此表格总结了每位员工的所有信息。
• W-9 表格： 此表格总结了每个独立承包商的所有信息。

公司信息

• 公司银行账户： 您需要一个公司银行账户来支付员工工资和税款。
• 公司贡献： 作为雇主，您必须提供某些福利，例如健康保险。

经常问的问题

设置工资单时，您应该首先做什么？

在美国首次设置工资单时，您应该获取雇主识别号 (EIN) 并收集其他必要文件。在美国，除非您有 EIN，否则您无法运行工资单，因此您需要它才能继续进行。

工资清单为何如此重要？

工资核对清单必不可少，这样您的计算才能尽可能准确。如果您没有工资核对清单，那么您可能会忘记包括加班费、错误计算扣除额或忘记预扣税款——所有这些都是需要付出高昂代价才能解决的错误。

处理工资单需要多长时间？

从开始到结束，处理工资单可能需要长达一周的时间。根据您公司的规模，实际运行工资单并获得所有必要的批准可能需要几天的时间。一旦工资单最终确定并提交，通常需要一到四天的时间才能将直接存款实际存入员工的银行账户。