利用人工智能对抗电子邮件过载

考虑一下：根据我们的 2024 年工作趋势指数年度报告，电子邮件过载仍然是 Microsoft 365 用户的一个长期问题——85% 的电子邮件在 15 秒内被阅读，一般人每发送一封电子邮件就会阅读四封。但用户不能简单地宣布电子邮件破产。对于大多数人来说，电子邮件仍然包含重要信息和更新——但哇，邮件堆积得真快。当人们花费如此多的时间管理收件箱时，您的组织的机会成本是多少？

人工智能可以帮助员工节省一些时间，腾出空间进行更具战略性的工作。一项针对早期 Copilot 用户的研究表明，顶级公司的员工有 25% 到 45% 的时间用于处理电子邮件。

有了人工智能，未来的工作日中，人们花在翻看收件箱上的时间可能会越来越少。立即采用以下四部分计划，帮助您的组织养成习惯，减少电子邮件泛滥：

蒸馏： 副驾驶 压缩长邮件线程 将其转化为摘要，这样您就不必费力地来回奔波来挖掘要点。它还可以为您收集和突出显示关键行动项目，例如 CEO 的幕僚长通过多个平台（包括电子邮件）发送的笔记。鼓励您的团队将 AI 追赶摘要整合到他们的早晨节奏中，他们很快就会跟上进度。

挖： 要搜索关键文件或信息，您不再需要记住收件箱中数千封电子邮件中的哪一封包含您要查找的内容。Copilot 可以为您进行挖掘 – 将其侦查范围扩大到包括 Teams 上的消息和各个文件夹中的文件。微软现代工作和商务应用产品营销高级总监 Maryleen Emeric 分享了一个例子：“假设我知道某某给我发送了一个很棒的 PowerPoint 演示文稿，但我记不清它是在电子邮件中还是在会议期间发送的。”现在她只需让 Copilot 将其显示出来，就可以节省她的时间。Emeric 说，该功能“彻底改变了我搜索信息的方式。”

草稿： Copilot 可以为您撰写电子邮件的初稿，然后您可以对其进行事实核查和补充。为了最大限度地节省时间，鼓励人们 总是 从 Copilot 生成的草稿开始，而不仅仅是在他们不确定要写什么的时候。“这是为了改变一种行为，”微软高级业务项目经理 Tom Heath 说。“我们需要将这种反射融入到我们的日常任务中。”

诊断： 准备好草稿后，Copilot 可以诊断出您的信息中哪些地方模糊或令人反感。Copilot 的“辅导”功能可以检查电子邮件的语气，评估清晰度，并提醒作者考虑收件人的感受。（您的信息听起来是礼貌、唐突还是略带防御性？）对于不喜欢写作、以英语为第二语言或只是在点击发送之前渴望得到一点安慰的人来说，此功能尤其有用。

我们所有人都要处理大量电子邮件。养成使用 AI 的习惯来帮助管理电子邮件，可以在很短的时间内清空收件箱，减轻压力并确保最重要的信息能够被及时看到。

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