Parkwood 利用 RSM 的见解来优化效率和可搜索性
在竞争激烈的商业环境中，所有公司都寻求机会通过完善关键业务职能来提高效率。 创建更简单、更精简的流程可以减少摩擦，为最终用户提供更多洞察力，并提供更好的员工和客户体验，并最终获得更多利润。
Parkwood 是一家私人金融服务公司，为客户以及杰克、约瑟夫和莫顿·曼德尔基金会提供投资、税务、法律和遗产规划解决方案。 凭借庞大的文件库，Parkwood 寻求从通过 Windows 资源管理器管理文档过渡到 SharePoint Online 基于云的解决方案及其更广泛的访问、管理和搜索功能。
“他们的首席执行官来自另一个拥有大量 SharePoint 实施的组织，他们希望在 Parkwood 也能实现同样的目标，”RSM US LLP 的高级总监 Todd Bleeker 说道。 “此外，一些用户过去曾在元数据上下文中使用过 SharePoint，并且喜欢搜索内容的功能。 他们希望在自己的环境中能够聚合、过滤、排序和分组内容。 但最大的驱动因素可能是无法在没有网络的情况下访问客户文档。”
行业视角
RSM 过去曾成功为同行组织构建和实施了 SharePoint Online 门户，他们向 Parkwood 推荐了 RSM。 在 Parkwood 考虑潜在顾问时，RSM 的业绩记录、深厚的行业经验以及对提供变革性解决方案的承诺脱颖而出。
“我们为这个项目审查了很多顾问，RSM 在我们的行业拥有一些精彩的经验，”Parkwood 信托和法律运营经理 Adam Young-Murphy 说道。 “很明显，他们了解这个行业以及我们试图从解决方案中获得什么。”
在开始开发新解决方案之前，RSM 使用 Parkwood 现有文件结构中的内容创建了一个包含元数据的演示环境。 此过程使 Parkwood 利益相关者能够初步了解 SharePoint 的功能并测试潜在的功能。
“他们非常愿意让我们测试和演示一些我们想要的概念，”Young-Murphy 说。 “在我们实际进行某些操作之前，RSM 会提供一个快速示例，向我们展示具体内容，以便我们能够相互理解。 这样做并真正握住我们的手并指导我们完成一些初始步骤，以便我们能够真正理解他们在后端谈论的内容，这是绝对必要的。”
朝着共同的目标努力
随着 RSM 开始在 SharePoint 中构建所有新的部门和内部网站点，协作是该项目的关键组成部分。 首先，与各个部门举行了探索会议，以确定哪种目的地环境最适合帕克伍德。 RSM 团队随后构建了一个图表，详细说明了站点和库结构以及有权访问它们的组。 根据该图，RSM 开发了一组强大的脚本来创建完全内置的 SharePoint 网站，并具有所需的结构和权限。
随着 SharePoint 基础就位，注意力转向了迁移和组织 Parkwood 庞大的关键内部数据和客户文档库。 Parkwood 利益相关者和 RSM 团队共同努力收集元数据，以便迁移到 SharePoint 的文档具有增强的可搜索性。 RSM 进行了初始、增量以及更广泛的周末文件迁移，并添加了复杂的元数据。
“我们向 RSM 团队扔了一些真正的曲线球，”Young-Murphy 说道。 “我想说的是，我们迁移了五十万个文件，并且通过所有标记，他们想出了一种可行的方法来做到这一点。”
此外，RSM 创建了简化的搜索页面，这使得文档比 Parkwood 最初想象的更容易访问。 他们希望去图书馆对他们想要的内容进行排序、过滤和分组。 但现在，他们只需访问主内联网站点并通过从预定的精炼器列表中进行选择来搜索内容即可获得他们想要的内容。
“他们甚至不必输入要搜索的内容，只需从有效值列表中选择他们正在查看的内容即可，”Bleeker 说。 “我认为这对他们来说是一个惊喜。”
经过过渡和迁移，Parkwood 团队现在拥有更现代化的文档管理和协作系统，具有先进的功能和功能。
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2024-02-15 15:15:01
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