当我看到办公室里过去一年积累的成堆的文件时，我知道是时候进行另一次文件转储了。 这是我春季大扫除仪式的一部分。
有时我们会保留所有的纸张，因为我们不确定要保留什么以及要扔掉什么。 以下是应保留内容的概要。
某些论文 应保存在安全的地方，防止损坏、丢失和被盗。 此类原始文件可能难以更换或更换成本高昂，包括：
- 出生证明和收养文件
- 死亡证明
- 结婚及离婚记录
- 社会保障卡。 是的，您知道该号码，但有时您可能必须出示实际的卡。
- 兵役记录，包括退伍文件。 光荣退役的军人有资格获得葬礼和丧葬福利。
- 贷款还款表。 有一点很重要：如果您协商支付的金额少于所欠债务，请永久保留原始协议。 通常，当债务以极低的价格出售给收债人时，出售时并不包含大量信息，包括证明回报的文件。
- 年终工资单。 如果一家公司倒闭，您可能无法在以后需要时找到该信息。
- 退休或养老金记录。 请务必保留以前工作的记录。
- 遗产文件
- 葬礼节目。 尽管许多殡仪馆会在网上发布讣告，但它们通常是您在葬礼上可能收到的节目的缩短版本。 我有一个程序文件夹，因为它们包含大量有助于遗产规划的信息，包括婚前姓名和您可能需要的其他家族史。 （在这种情况下，我喜欢保留原件而不是扫描版本。）
贷款文件： 保留原始贷款文件和报表，直到您还清贷款。 然后，保存证明余额已全额支付的文件。 我和我丈夫即将还清我们的房屋贷款一年了。 我可能有点偏执，但我保留了原始文档。
车辆名称： 只要您拥有车辆，就保留原件。
大件物品收据： 出于保险目的，请保存大屏幕电视、电脑和其他主要购买物品的收据，以防发生火灾或盗窃。 只要您拥有该物品，请保留好每张收据。 就我个人而言，我喜欢保留原件，但扫描件应该没问题。
家居装修采购订单、收据、取消支票： 保留任何升级的证明，直到您出售房屋。 如果您通过出售主要房屋获得资本收益，您可能有资格从您的收入中扣除最多 250,000 美元，如果您与配偶联合申报，则最多有 500,000 美元。
如果您超过这些限制，那么拥有资本改善证明可以帮助您解决纳税问题：“当您进行家居装修时，例如安装中央空调或更换屋顶，您不能扣除您花费当年的费用钱，” 根据 到涡轮税。 “但是，如果你跟踪这些费用，它们可能会帮助你在卖房子的那一年减少税收。”
投资声明： 如果可以在线获取，则不需要纸质副本。 维护这些记录的最重要原因是在出售资产时建立成本基础，以确保您在纳税申报表上申报适当的资本收益或损失。
税务记录： 记录保存指南与诉讼时效相关。 美国国税局发言人埃里克·史密斯表示，这通常是三年，但对于毫无价值的证券和坏账来说，则是七年。
“对于大多数人来说，与税收相关的诉讼时效非常简单，”他说。
但有特殊情况会延长该时间。 例如，延长纳税期限、在战区服役、获得灾区截止日期推迟的资格或经济困难。
根据美国国税局的规定，您必须保留记录，例如收据、取消的支票和其他支持申报表中出现的收入、扣除或抵免项目的文件。
但它不一定是原创的。 扫描并粉碎。 该机构将接受文件的清晰数字副本。
“电子存储也很好，只要在需要时可以检索它们，”史密斯说。
为什么几年后还要保留扫描版？
您过去的回报包含您的财务历史——就业、投资和慈善捐赠选择。
但如果您有 IRS 在线帐户，则无需担心是否有扫描件。 有了帐户，您就可以访问您的纳税申报单。
如果您需要研究社会保障的付款情况，保存多年的纳税申报表会有所帮助。
医疗费： 如果您使用健康储蓄或灵活支出账户支付医疗费用，请将收据保留三年。 将其视为与税务相关的文件。
信用卡 声明： 公司将为您提供一份对所有费用进行分类的年终报表。 如果这对您有用，请将您在邮件中收到的月度报表撕碎。
如果您仍然收到纸质报表，请停止。 让它们通过电子方式交付。 我仍然扫描并保存对账单，以防我关闭帐户并且不再可以在线访问。
无需保留所有这些 ATM 或零售收据。 一旦你得到了你的陈述，你就可以撕碎和扔掉。
我之前已经提到过这一点，但请务必研究可以备份扫描文档的在线服务。 顺便说一句，连接到计算机的外部硬盘驱动器仍然容易受到攻击 给黑客。
确保您还定期更新计算机软件。 《华盛顿邮报》的服务台是帮助保护信息安全的重要来源。
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#永远保留这 #份财务文件 #扫描并粉碎其余部分
2024-04-19 11:00:00
